Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles


 

OMIAL AIDE ET SOINS A DOMICILE 

10 rue des Héros
13001 Marseille
SIREN : 782 815 526

 

 


Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

1/ Candidature à un emploi
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par OMIAL (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls le secrétariat, la Direction et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires ou connexes.

2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des prospects et des situations familiales et sociales

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

Accord de prise en charge et évaluation des besoins

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

Devis gratuit

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association OMIAL peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.

3/ Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné, Direction

5 ans après inactivité

Accord de prise en charge et évaluation des besoins, situations familiales et sociales

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

5 ans après inactivité

Devis gratuit

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné, Direction

5 ans après inactivité

Factures et données de facturation

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

10 ans après émission

Facturation pour les tiers financeurs

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

10 ans après émission

Contrat de mandat

Personnel administratif concerné, service comptable interne et externalisé

5 ans après inactivité

Coupon signé de rétractation du contrat

Personnel administratif concerné, tiers financeurs, service comptable interne et externalisé

5 ans après inactivité

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

5 ans après inactivité

Codes d’accès des résidences

Personnel intervenant, personnel administratif concerné

Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès

Badgeuse Domiphone de traçabilité des interventions

Responsable et assistant de secteur, chef de service, Direction en cas de litige, personnel administratif concerné, conseil départemental

Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email (voire par courrier) à nos clients via des outils d’emailing certifiés Privacy Shield qui font transiter des données en dehors de l’EU de manière sécurisée. Nous signalons aussi que les données personnelles de nos clients peuvent transiter aux USA en dehors de l’EU via l’outil de traçabilité (certifié Privacy Shield qui garantit la protection de la vie privée) imposé par le conseil départemental CD13. Nos lettres d’information incluent des méthodes de désabonnement. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association  OMIAL peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de mandat ;
– ou l’exécution de la convention avec le conseil départemental CD13 ;
– ou l’obligation légale liée à la convention ou une des législations applicables pour les particuliers-employeurs ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– ou l’intérêt légitime du particulier-employeur ;
– l’intérêt légitime de la personne concernée.

4/ Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD)
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle

Assistant administratif, IDEC

3 ans après inactivité

Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS)

Assistant administratif, IDEC

3 ans après inactivité

Nous vous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs, professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association OMIAL peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt légitime du patient potentiel ou notre intérêt légitime en tant que service de soin à domicile.

5/ Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS)

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, contrat de prise en charge individualisé…) 

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Codes d’accès des résidences

Personnel intervenant, personnel administratif concerné

Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient

Badgeuse-télégestion de traçabilité des interventions

Personnel intervenant, ARS en cas de contrôle

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email (voire par courrier) à nos patients via des outils d’emailing certifiés Privacy Shield qui font transiter des données en dehors de l’EU de manière sécurisée. Nos lettres d’information incluent des méthodes de désabonnement. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association  OMIAL peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de prise en charge ;
– ou l’exécution de la mission de soin autorisée par l’ARS ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche du soin à domicile ou de l’action sanitaire et sociale ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
6/ Dossiers-prospects du particulier-employeur
Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de particulier-employeur sont enregistrées par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des prospects et des situations familiales et sociales

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

Accord de prise en charge et évaluation des besoins

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

Données personnelles du salarié envisagé

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité ou dossier qui n’aboutit pas

Devis gratuit

Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné

3 ans après inactivité

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association OMIAL peut reposer sur le consentement de la personne concerné ou l’intérêt légitime du particulier employeur ou notre intérêt légitime en tant que structure mandataire.

7/ Données-clients des particuliers-employeurs et de leurs employés
Des dossiers-clients de particulier-employeur et des données personnelles sur leurs employés sont enregistrés par l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de l’édition de la paie et la gestion du personnel est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des particuliers-employeurs et de leurs employés

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Fiche des besoins

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Notification de prise en charge

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Devis gratuit

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Factures et données de facturation

Personnel administratif concerné

10 ans après émission

Facturation pour les tiers financeurs

Personnel administratif concerné, tiers financeurs

10 ans après émission

RIB

Personnel administratif concerné

Durée du contrat

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Coupon signé de rétractation du contrat

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Contrat de prestation service mandataire

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Formulaire de désignation de la personne de confiance

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Formulaire de révocation de la personne de confiance

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Fiche de mission des intervenants

Personnel intervenant concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Echange avec les tiers financeurs ou les organismes institutionnels 

Personnel administratif concerné

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Contrat du travail du salarié, bulletins de salaire et document de gestions du personnel

Personnel administratif concerné

Durée du contrat. A la fin du contrat, les sont documents sont remis au particulier-employeur.

Nous signalons aussi que les données personnelles de nos clients peuvent transiter aux USA en dehors de l’EU via l’outil de traçabilité (certifié Privacy Shield qui garantit la protection de la vie privée) imposé par le conseil départemental CD13. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association  Génération Service peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de prestation ;
– ou l’exécution du contrat de travail ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation.

8/ Données des stagiaires, des formateurs et des clients de l’OMIAL Formation
Des données personnelles concernant nos stagiaires, nos formateurs et les interlocuteurs de nos structures-clientes sont collectées et stockées par L’OMIAL qui est le responsable de traitement. La finalité de cette collecte et stockage de vos informations personnelles (nom, prénom, adresse, email, téléphone, identifiant CARSAT, N° de sécurité sociale, parcours-professionnel…) en vue de l’organisation de sessions de formation et de validation de diplôme multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

CV, parcours professionnel, diplômes, photos

Personnel en charge du recrutement des stagiaires et des formateurs

5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue

Tests de sélection

Personnel en charge du recrutement des stagiaires

5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue

Grille d’entretien de recrutement

Personnel en charge du recrutement des stagiaires

5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue

Listing des candidats retenus

Formateurs internes ou externalisés

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Convention de prestation avec les formateurs

Personnel en charge du recrutement des formateurs, responsable du pôle formation

5 ans après la fin de la relation contractuelle

Données de facturation et pièces comptables de facturation

Comptable interne et externalisé

10 ans

Listing des candidats reçus et convention de formation

Personnel en charge du recrutement des formateurs, responsable du pôle formation

5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue

Copie carte d’identité (exigible par le Dirrecte, la DRJSCS, la CARSAT, …) pour la validation des diplômes

Responsable du pôle formation, structure interne ou externalisé de délivrance des diplômes

Pas de conservation pour les personnes non retenues et fin du parcours de formation

Extrait de casier judiciaire (dans de rare cas)

Responsable du pôle formation

Pas de conservation pour les personnes non retenues et fin du parcours de formation

Feuille d’émargement et tableau de synthèse

Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés, OPCA/OPCO concernés par le financement

5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire

Documents pour justifier une absence

Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés

5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire

Questionnaire de satisfaction

Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés

5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire

Evaluation écrite du stage en entreprise

Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés

5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire

Nous signalons que les données personnelles des stagiaires, des formateurs et des interlocuteurs chez nos structures clientes sont susceptibles d’être transférées à des structures de tier-financeurs ou employeuses potentielles. Nous signalons que le noms, prénoms et résultats à nos examens seront affichés publiquement au sein de l’association. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par L’OMIAL peut reposer sur :
– votre consentement des personnes concernées ;
– ou l’obligation légale ou contractuelle de suivi et d’évaluation des personnes formées ;
– ou l’exécution d’un convention de formation ou d’un contrat de prestation ;
– ou le respect du cahier des charges institutionnels établi pour la délivrance des diplômes ;
– ou nos intérêts légitimes en tant que centre de formation qui a besoin d’organiser ses sessions, d’évaluer et d’améliorer la qualité de son enseignement.

9/ Données des administrateurs
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des personnelles vous concernant sont conservés par AAFP qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :

·         https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081

·         https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html

La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.

10/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs, clients, patients…) a été mis en place par OMIAL qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel d’OMIAL concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soin à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email (voire par courrier) à nos fournisseurs ou partenaires via des outils d’emailing certifiés Privacy Shield qui font transiter des données en dehors de l’EU de manière sécurisée. Vous pouvez signaler par email à dpo@omial.fr que vous ne souhaitez plus recevoir ou recevoir à nouveau notre lettre d’information.

11/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par OMIAL qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email, information familiale dans le cas d’évènement au profit des familles…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements. Seul la Direction et le personnel d’OMIAL concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soin à domicile.

13/ Données sur les employés
Votre dossier de salarié ou d’intérimaire et les documents de gestion du personnel qui vous concernent (bulletin de salaires par exemple) seront conservés le temps de la durée du contrat de travail. Seules la Direction et le service RH/paie sont habilités à avoir accès aux données conservées. Ces référentiels indiquent les délais de conservation de données applicables : 

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081

Des informations vous concernant sont aussi susceptibles d’être enregistrées dans les données ou documents suivants :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Traçabilité Active Directory

Direction, service informatique externalisé

6 mois

Traçabilité log téléphonie

Direction, service informatique externalisé

1 ans

Nous vous informons que des informations vous concernant sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de santé ou institutionnels (organismes sociaux, médecine du travail, OPCA, mutuelles, prévoyances…). La base juridique du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’employeur ou l’exécution du contrat de travail ou la législation du travail en vigueur. Après la cessation du contrat de travail, les données vous concernant seront archivées le temps des délais légaux de prescription en cas de litige (ou de recommandation par l’Etat en vue de reconstitution de votre carrière lors de votre départ en retraite). Seuls la Direction et le personnel juridique concerné est habilités à avoir accès aux données archivées.


14/ Données de badgeuse et télégestion à destination de nos employés
Un système d’application mobile et badgeuse téléphonique a été mis en place par l’OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information (nom, prénom, horaire d’’arrivé et de départ, missions effectuées, …) est la gestion de la traçabilité des interventions et la paie des intervenants. Seules la Direction, les chefs de services concernées, les responsables de secteurs et le personnel administratif concerné pour la gestion de la paie des employés peuvent accéder aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est de 5 ans à compter du versement de la paie ou 3 mois si la traçabilité n’est pas liée à la paie. La base juridique de traitement de données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’employeur ou l’exécution du contrat de travail ou l’exécution d’une convention avec un tier-financeur.

15/ Vos droits
En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@omial.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, L’OMIAL, 10 Rue des héros, 13001 Marseille. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.