Politique de protection des
données et information sur l’utilisation de vos données personnelles
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
1/ Candidature à un emploi
Votre
CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données
fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) pour votre dossier de
candidature à un emploi sont collectés par OMIAL (qui est le responsable du
traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par
rapport à un poste à pourvoir. Seuls le secrétariat, la Direction et le
personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données
communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à
compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation
et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre
consentement ou à défaut sur votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi
ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons
que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires
institutionnels ou exerçant des activités similaires ou connexes.
2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile
Des
renseignements pour étudier la situation des clients potentiels et gérer la
relation précontractuelle sont enregistrées par l’association OMIAL
qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage
d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et
familiale) est multiple :
|
Finalité / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des prospects et des situations familiales et sociales |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
|
Accord de prise en charge et évaluation des besoins |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
|
Devis gratuit |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
Nous vous informons
que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles
d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base
juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel
par l’association OMIAL peut reposer sur votre consentement ou à défaut
l’exécution de mesures précontractuelle à défaut sur votre intérêt légitime en
tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou à défaut sur notre
intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.
3/
Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par
l’association OMIAL qui est le responsable du traitement en vue de gérer
la relation contractuelle et gérer l’exécution de l’aide à domicile. La
finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils,
données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
|
Finalités / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné, Direction |
5 ans après inactivité |
|
Accord de prise en charge et évaluation des besoins, situations familiales et sociales |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
5 ans après inactivité |
|
Devis gratuit |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné, Direction |
5 ans après inactivité |
|
Factures et données de facturation |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
10 ans après émission |
|
Facturation pour les tiers financeurs |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
10 ans après émission |
|
Contrat de mandat |
Personnel administratif concerné, service comptable interne et externalisé |
5 ans après inactivité |
|
Coupon signé de rétractation du contrat |
Personnel administratif concerné, tiers financeurs, service comptable interne et externalisé |
5 ans après inactivité |
|
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
5 ans après inactivité |
|
Codes d’accès des résidences |
Personnel intervenant, personnel administratif concerné |
Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès |
|
Badgeuse de traçabilité des interventions |
Responsable et assistant de secteur, chef de service, Direction en cas de litige, personnel administratif concerné, conseil départemental |
Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information |
Nous signalons que
nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email (voire
par courrier) à nos clients via des outils d’emailing certifiés Privacy Shield et
« agréés » C.C.T. qui font transiter des données en dehors de l’EU de
manière sécurisée et licite. Nos lettres d’information incluent des méthodes de
désabonnement. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données
à caractère personnel par l’association OMIAL repose sur :
–
l’exécution d’un contrat ;
– ou à
défaut sur l’exécution de la convention avec le conseil départemental
CD13 ;
– ou à
défaut sur une obligation légale liée à la convention ou une des législations
applicables pour les particuliers-employeurs ;
– ou à défaut sur le consentement de la personne concernée ;
– ou à
défaut sur notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le
contrôle de l’effectivité ;
– ou
défaut l’intérêt légitime de la personne concernée ;
4/
Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD)
Des
renseignements pour étudier la situation des clients potentiels et gérer la
relation précontractuelle sont enregistrés par l’association OMIAL qui est
le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage
d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et
familiale) est multiple :
|
Finalité / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle |
Assistant administratif, IDEC |
3 ans après inactivité |
|
Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) |
Assistant administratif, IDEC |
3 ans après inactivité |
Nous vous informons
que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles
d’être transférer à des tiers financeurs, professionnels de santé et des
structures médico-sociales concernés et habilités. La base juridique de
l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par
l’association OMIAL repose sur l’exécution de mesure précontractuelle ou à
défaut le consentement de la personne concernée (voire de son représentant
légal) ou à défaut l’intérêt légitime du patient potentiel ou à défaut notre
intérêt légitime en tant que service de soin à domicile.
5/
Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par
l’association OMIAL qui est le responsable du traitement en vue de gérer
la relation contractuelle et l’exécution des soins à domicile. La finalité de
cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de
santé, situation sociale et familiale) est multiple :
|
Finalités / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle |
Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel |
20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
|
Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) |
Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel |
20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
|
Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, contrat de prise en charge individualisé…) |
Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel |
20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
|
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles |
Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel |
20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
|
Codes d’accès des résidences |
Personnel intervenant, personnel administratif concerné |
Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient |
|
Badgeuse-télégestion de traçabilité des interventions |
Personnel intervenant, ARS en cas de contrôle |
20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Nous
signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par
email (voire par courrier) à nos patients via des outils d’emailing certifiés
Privacy Shield et « agréés » CCT qui font transiter des données en dehors de
l’EU de manière sécurisée et licite. Nos lettres d’information incluent des
méthodes de désabonnement. La base juridique de l’utilisation et du traitement
des données à caractère personnel par l’association OMIAL repose
sur :
–l’exécution
du contrat de prise en charge ;
– ou à
défaut l’exécution de la mission de soin autorisée par l’ARS ;
– ou à
défaut une obligation légale liée à une des législations applicables dans la
branche du soin à domicile ou de l’action sanitaire et sociale ;
– ou à défaut le consentement de la personne concernée ;
– ou à
défaut notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de
l’effectivité ;
– ou
défaut l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
6/ Dossiers-prospects du particulier-employeur
Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de
particulier-employeur et gérer le
relation précontractuelle sont enregistrés par
l’association OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de
cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de
santé, situation sociale et familiale) est multiple :
|
Finalité / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des prospects et des situations familiales et sociales |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
|
Accord de prise en charge et évaluation des besoins |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
|
Données personnelles du salarié envisagé |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité ou dossier qui n’aboutit pas |
|
Devis gratuit |
Secrétaire d’accueil, Responsable ou assistant(e) de secteur, personnel administratif concerné |
3 ans après inactivité |
La base juridique de
l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par
l’association OMIAL repose sur l’exécution de mesures précontractuelle ou
à défaut le consentement de la personne concerné ou à défaut l’intérêt légitime
du particulier employeur ou notre intérêt légitime en tant que structure
mandataire.
7/
Données-clients des particuliers-employeurs et de leurs employés
Des
dossiers-clients de particulier-employeur et des données personnelles sur leurs
employés sont enregistrés par l’association OMIAL qui est le responsable
du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information
personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en
vue de gérer le relation contractuelle et de l’édition de la paie et la gestion
du personnel est multiple :
|
Finalités / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Listing des particuliers-employeurs et de leurs employés |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Fiche des besoins |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Notification de prise en charge |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Devis gratuit |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Factures et données de facturation |
Personnel administratif concerné |
10 ans après émission |
|
Facturation pour les tiers financeurs |
Personnel administratif concerné, tiers financeurs |
10 ans après émission |
|
RIB |
Personnel administratif concerné |
Durée du contrat |
|
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Coupon signé de rétractation du contrat |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Contrat de prestation service mandataire |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Formulaire de désignation de la personne de confiance |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Formulaire de révocation de la personne de confiance |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Fiche de mission des intervenants |
Personnel intervenant concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Echange avec les tiers financeurs ou les organismes institutionnels |
Personnel administratif concerné |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Contrat du travail du salarié, bulletins de salaire et document de gestions du personnel |
Personnel administratif concerné |
Durée du contrat. A la fin du contrat, les sont documents sont remis au particulier-employeur. |
La base
juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel
par notre association repose sur :
– l’exécution du contrat de prestation ;
– ou à défaut l’exécution du contrat de travail ;
– ou défaut le consentement éventuel d’une personne concernée ;
– ou à défaut sur une obligation légale liée à une des
législations applicables ;
– ou à défaut notre intérêt légitime d’amélioration de
la prestation.
8/ Données des stagiaires, des formateurs et des clients de l’OMIAL
Formation
Des données personnelles concernant nos stagiaires,
nos formateurs et les interlocuteurs de nos structures-clientes sont collectées
et stockées par L’OMIAL qui est le responsable de traitement. La finalité de
cette collecte et stockage de vos informations personnelles (nom, prénom,
adresse, email, téléphone, identifiant CARSAT, N° de sécurité sociale,
parcours-professionnel…) en vue de la gestion
précontractuelle et contractuelle ainsi que l’organisation de sessions de
formation et de validation de diplôme multiple :
|
Finalités / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
CV, parcours professionnel, diplômes, photos |
Personnel en charge du recrutement des stagiaires et des formateurs |
5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue |
|
Tests de sélection |
Personnel en charge du recrutement des stagiaires |
5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue |
|
Grille d’entretien de recrutement |
Personnel en charge du recrutement des stagiaires |
5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue |
|
Listing des candidats retenus |
Formateurs internes ou externalisés |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Convention de prestation avec les formateurs |
Personnel en charge du recrutement des formateurs, responsable du pôle formation |
5 ans après la fin de la relation contractuelle |
|
Données de facturation et pièces comptables de facturation |
Comptable interne et externalisé |
10 ans |
|
Listing des candidats reçus et convention de formation |
Personnel en charge du recrutement des formateurs, responsable du pôle formation |
5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 3 ans si la personne n’est pas retenue |
|
Copie carte d’identité (exigible par le Dirrecte, la DRJSCS, la CARSAT, …) pour la validation des diplômes |
Responsable du pôle formation, structure interne ou externalisé de délivrance des diplômes |
Pas de conservation pour les personnes non retenues et fin du parcours de formation |
|
Extrait de casier judiciaire (dans de rare cas) |
Responsable du pôle formation |
Pas de conservation pour les personnes non retenues et fin du parcours de formation |
|
Feuille d’émargement et tableau de synthèse |
Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés, OPCA/OPCO concernés par le financement |
5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire |
|
Documents pour justifier une absence |
Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés |
5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire |
|
Questionnaire de satisfaction |
Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés |
5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire |
|
Evaluation écrite du stage en entreprise |
Responsable du pôle formation, formateurs internes ou externalisés |
5 ans après la fin de la relation contractuelle du stagiaire |
Nous
signalons que les données personnelles des stagiaires, des formateurs et des
interlocuteurs chez nos structures clientes sont susceptibles d’être
transférées à des structures de tier-financeurs ou employeuses potentielles.
Nous signalons que le noms, prénoms et résultats à nos examens seront affichés
publiquement au sein de l’association. La base juridique de l’utilisation et du
traitement des données à caractère personnel par L’OMIAL repose sur :
– le consentement des personnes concernées ;
– ou à défaut l’exécution de mesures précontractuelles ;
– ou à défaut l’obligation légale ou contractuelle de suivi et d’évaluation des
personnes formées ;
– ou à défaut l’exécution d’une convention de
formation ou d’un contrat de prestation ;
– ou à défaut le
respect du cahier des charges institutionnels établi pour la délivrance des
diplômes ;
– ou à défaut nos
intérêts légitimes en tant que centre de formation qui a besoin d’organiser ses
sessions, d’évaluer et d’améliorer la qualité de son enseignement.
9/ Données des administrateurs
Dans le cadre de la gestion de la vie de
l’association, des documents qui contiennent des personnelles concernant nos
administrateurs sont conservés par notre association qui est le responsable de
traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont
autorisés à avoir accès aux données communiquées. La durée légale de
conservation est appliquée. Ces pages web indiquent la majorité des délais de
conservation de données que nous appliquons :
· https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.
10/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants,
fournisseurs, clients, patients…) a été mis en place par OMIAL qui est le
responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des
données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion
de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel d’OMIAL concerné
sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous
informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données
avec des informations publiques. La durée de conservation des données
personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de
l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le
consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut sur notre intérêt
légitime en tant qu’association d’aide et soin à domicile ou à défaut sur
l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat. Nous signalons que nous
sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email (voire par
courrier) à nos fournisseurs ou partenaires via des outils d’emailing certifiés
Privacy Shield et agrées CCT qui font transiter des données en dehors de l’EU
de manière sécurisée et licite. Vous pouvez signaler par email à dpo@omial.fr
que vous ne souhaitez plus recevoir ou recevoir à nouveau notre lettre
d’information.
11/
Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information,
d’invitation voire d’émargement de présence à des événements peut être mis en
place par OMIAL qui est le responsable de traitement. La finalité de cet
enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction,
téléphone, email, information familiale dans le cas d’évènement au profit des
familles…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements.
Seul la Direction et le personnel d’OMIAL concerné sont habilités à avoir accès
aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes
susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée
de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La
base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère
personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut
sur notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soin à domicile.
13/ Données sur les employés
Votre dossier de salarié ou d’intérimaire et les documents de gestion du
personnel qui vous concernent (bulletin de salaires par exemple) seront
conservés en base active le temps de la durée du contrat de travail.
Seules la Direction et le service RH/paie sont habilités à avoir accès aux
données conservées. Ces référentiels indiquent les délais de conservation de
données applicables :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
Des informations vous concernant sont aussi susceptibles d’être enregistrées dans les données ou documents suivants :
|
Finalité / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
|
Traçabilité des outils informatiques en vue de sécurisation sur la base de notre intérêt légitime |
Direction, service informatique externalisé |
6 mois |
|
Traçabilité des outils de téléphonie et d’accès internet en vue de sécurisation et contrôle des dépense sur la base de notre intérêt légitime |
Direction, service informatique externalisé |
1 an |
Nous vous informons que des informations vous concernant sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de santé ou institutionnels (organismes sociaux, médecine du travail, OPCA, mutuelles, prévoyances…). La base juridique du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’employeur ou à défaut l’exécution du contrat de travail ou à défaut le respect de la législation du travail en vigueur. Après la cessation du contrat de travail, les données vous concernant seront archivées le temps des délais légaux de prescription en cas de litige (ou de d’obligation par l’Etat en vue de reconstitution de votre carrière lors de votre départ en retraite). Seuls la Direction et le personnel juridique concerné est habilités à avoir accès aux données archivées.
14/ Données de badgeuse et télégestion à destination de nos employés
Un système d’application mobile et badgeuse téléphonique a été mis en place
par l’OMIAL qui est le responsable du traitement. La finalité de cette
collecte d’information (nom, prénom, horaire d’’arrivé et de départ, missions
effectuées, …) est la gestion de la traçabilité des interventions et la paie
des intervenants. Seules la Direction, les chefs de services concernées, les
responsables de secteurs et le personnel administratif concerné pour la gestion
de la paie des employés peuvent accéder aux données enregistrées. La durée
maximale de conservation des données est de 5 ans à compter du versement de la
paie ou 3 mois si la traçabilité n’est pas liée à la paie. La base juridique de
traitement de données personnelles est notre intérêt légitime en tant
qu’employeur ou à défaut l’exécution du contrat de travail ou à défaut l’exécution
d’une convention avec un tier-financeur.
15/ Vos
droits
En application des lois européennes et de
la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux
libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation,
de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit
d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer
l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@omial.fr, ou courrier postal
adressé à Service DPO, L’OMIAL, 10 Rue des héros, 13001 Marseille. Vous
disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et
d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de
l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet
www.cnil.fr.